3 zásady profesionální e-mailové komunikace

E-mail je nejčastějším komunikačním nástrojem mezi poskytovateli a zákazníky v rámci služeb, produktů a obchodu. Proto byste se si měli zkontrolovat 3 zásady profesionála ve své e-mailové komunikaci.

Já jsem Dan z Webu s úsměvem, kde tvoříme internetové stránky pro podnikatele a v tomto článku a videu si projdeme všechny 3 zásady.

V minulém díle jsem vám ukázal, jakým způsobem získat svou vlastní profesionální e-mailovou adresu. To beru jako základ. Pokud jste video neviděli a nemáte zatím e-mail se svou doménou, tak začněte u něj. Je totiž velký rozdíl, jestli zákazníkovi dáváte nebo diktujete adresu s [email protected] nebo [email protected].

Věřím, že e-mail s vlastní doménou již máte. Pusťme se tedy do dalších 3 věcí, které byste u e-mailu měli zkontrolovat a dodržovat.

Označení odesílatele

Když posíláte e-mailovou zprávu, která dorazí příjemci do jeho schránky, tak jako první vidí jméno odesílatele, tedy kdo mu zprávu posílá. Toto je mnohdy zásadní věc, která rozhoduje o tom, jestli zprávu otevře, hodí do koše nebo nechá bez povšimnutí zapadnou v nekonečné frontě zpráv.

Označení nebo název odesílatele je tedy velmi důležité. Cílem je, aby podle tohoto označení příjemce hned věděl o koho jde. Často se stává, že v tomto označení není nastaveno nic, takže se zobrazuje e-mailová adresa, případně jen její část nebo tam je třeba jen křestní jméno.

Pokud pracujete pod nějakou firmou, kterou příjemce zná, ale v označení odesílatele je jen celé jméno bez názvu firmy, tak nemusí vědět, že to je e-mail z dané firmy na který třeba čeká. Toto vše působí velmi neprofesionálně.

Správně při osobní komunikaci by zde mělo být jméno a příjmení. A pokud jde o profesní komunikaci, tak ne vždy si lidé hned spojí jméno s tím, co děláte nebo kdo jste. V tom případě je zde lepší mít jméno a příjmení a k tomu to co děláte nebo z jaké firmy jste. Např. “Daniel Križák – tvorba webů” nebo “Dan z Webu s úsměvem” a příjemce hned ví o koho se jedná.

Koukněte do nastavení své e-mailové schránky, jaký název či označení odesílatele používáte.

Podpis v e-mailu

Profesionálové používají podpisy ve zprávách, jelikož to má tři výhody:

• Působí lépe, když máte za textem e-mailu takovýto podpis s fotkou, než když tam je jen textově napsáno: “S přáním krásného dne, Daniel Križák”.

• Další výhodou je, že si ušetříte čas neustálým podepisováním.
• A třetí výhoda je, že můžete do podpisu dávat aktuality a směřovat příjemce na odkazy, kam potřebujete např. pod podpis napíšete “Už jste četli můj nový článek na blogu o….” a přidáte odkaz. Nebo “Aktuálně probíhá akce u našeho produktu… můžete tak ušetřit 20%, více zde” a zase odkaz, tam kam potřebujete. Je potřeba pak tuto větu pravidelně aktualizovat.

Občas vídávám na konci e-mailů za podpisem dlouhý odstavec textu o tom, že e-mail nemáte tisknout a máte chránit lesy. Pochybuji, že si to někdo přečte, nebo že někdo tiskne e-maily. A když už si jej potřebuje vytisknout, tak toto mu v tom nezabrání. Tohle určitě ne. Místo toho tam raději dejte jednu větu s aktualitou, jak jsem říkal před chvíli.

Čtivý obsah e-mailové zprávy

No a třetí zásadou je, jakým způsobem píšete a formátujete text e-mailu. Zde se nebudeme bavit o obsahu, ale o tom, jak ta zpráva vypadá.

Už se vám určitě někdy stalo, stejně jako mně, že jste otevřeli e-mail a tam byl asi 30 řádkový dlouhatánský text slitý v jeden odstavec přes celou šířku monitoru. Nevím jak vy, ale já mám tendence tyto e-maily odložit na později a věřím, že na ně nezbyde čas.

To určitě nechcete, aby se stávalo s vašimi zprávami, když už si dáte tu práci je napsat. Proto pár rad, jak udělat to, aby příjemce čtení neodkládal, nelekl se a přečetl si zprávu:

• Nepište na celou šířku monitoru, pište tak 8-12 slov na řádek. Nemusíte to počítat, jen prostě často řádkujte.
• Vynechávejte řádky mezi odstavci. Vždy po 3-5 řádcích udělejte nový odstavec tím, že vynecháte jeden řádek.
• Zvýrazněte důležité slova nebo věty. To nejdůležitější ve zprávě dejte tučným písmem, aby příjemce věděl např.: na co se ho ptáte, co má udělat, a tak podobně.

Věřím, že díky těmto zásadám se budete profesionálněji prezentovat a komunikovat na internetu. Máme pro vás i další zajímavé tipy, sledujte náš blog. Pokud se vám článek líbil, budeme rádi za palec nahoru a sdílení. Mějte se krásně a s úsměvem.